Eigentlich nahm ich an, dass Google seine Produkte auf Usability testet und schaut ob sie intuitiv benutzbar sind. Bei manchen Produkten zweifel ich dran – diesmal Google Docs. Wir nutzen derzeit die kostenlose Version und schätzen es sehr, dass das Model als Freemium Variante angeboten wird. Anders als andere eingeschränkte Lösungen, kann man diese sogar schon sehr produktiv nutzen (bevor wir auf eine Premium Variante umsteigen).

Wir arbeiten als ein Team mit 6 Leuten innerhalb einer Google Apps (Standard) Domain. Zudem sind alle 6 als eine Gruppe innerhalb der Domain angelegt. Wir arbeiten gemeinsam an Dokumenten, die wir mit Hilfe von Foldern ein wenig strukturieren wollen. Google Docs ist ein guter Einstieg, hat aber doch ein paar Mängel die sich mit der Zeit zeigen. Abgesehen von Schwierigkeiten mit Import und Export verschiedener Dokumentenformate (das hat glaub ich bislang noch niemand richtig gut gelöst), bereitet uns die Zugriffsberechtigung einiges an Aufwand.

Es passieren unerwartete Dinge: Obwohl Folder für die gesamte Domain freigegeben wurden, werden sie bei den Usern nicht angezeigt. Sie müssen extra erst auf einen Link klicken… Das haben auch schon andere User als merkwürdig empfunden.

1. Sharing folders with entire domain (Google Apps Premium)
2. Sharing Folders with a Group of members setup in Google Apps Does not show the share on User’s Docs List
3. Sharing Folders with a Group of members setup in Google Apps Does not show the share on User’s Docs List

Das ist aber lt. dem User ahab kein Bug, sondern sogar ein Feature:

This issue is not a bug.

Shared with the domain files and folders will only show in a user’s Google Docs account after they clicked the link to avoid users being swamped with unknown files and folders appearing out of nowhere.

Na fein. Das bedeutet also, um die User nicht mit plötzlich auftauchenden Ordnern und Dateien “zu verwirren”, ist die Voraussetzung eine Email für jedes einzelne geteilte Objekt? Das ist gar nicht gut, wenn man viele Dokumente im Team bearbeitet.

Da das Teilen mit einzelnen Usern der Domain allerdings funktioniert (auch ohne vorherige email) haben wir es mit der angelegten Gruppe versucht (Berechtigungen funktionieren sowohl für User als auch für Gruppen). Erwarten würde ich, dass sich eine Gruppe wie eine einzelne Person verhält. Ist aber leider auch nicht so.

Es gibt wohl einen Workaround, der in diesem Thread beschrieben wird:

“… the only workaround allowing you to get Vijay’s (Product Manager, Google Docs) recommendation working: “We recommend when important folders are shared via a group, that the user add the folder to their “My Folders” list (using the “Folders” dialog) so that they can find it easily next time they need it.”

Fazit: Wenn ich möchte, dass ein Dokument bei einem anderen User ohne extra email von allein auftaucht, funktioniert das heute nur beim Teilen an eine oder mehrere Personen (nicht via Domain, nicht via Gruppe). Das ist schon bei einer Gruppe von 6 Personen zu aufwendig. Hoffentlich wird der Bug in naher Zukunft gefixt…